Mengenal Aplikasi Zoom, Fitur dan Cara Menggunakannya

Aplikasi zoom dikenal sebagai aplikasi meeting online yang dapat membantu di masa sekarang ini. Tidak hanya bisa digunakan oleh pekerja kantoran saja, namun para dosen dan mahasiswa bisa melakukan pembelajaran secara online.

Baca juga : Kembangkan Desainmu dengan Belajar Corel Draw X7 Sekarang

Bahkan, aplikasi seperti ini juga dapat digunakan bagi pegiat seminar online atau yang dikenal sebagai webinar. Sebelum membahas lebih lanjut terkait cara menggunakan Zoom, sebaiknya kalian kenali lebih dulu apa itu Zoom.

Mengenal Apa Itu Aplikasi Zoom?

Aplikasi zoom merupakan salah satu aplikasi komunikasi yang menggunakan video dan berfungsi dalam berbagai perangkat baik seluler maupun desktop. Biasanya, aplikasi ini ini digunakan untuk melakukan tatap muka jarak jauh dengan jumlah peserta yang terbilang banyak.

Zoom sebentar didirikan oleh Eric Yuan, saat ini beliau menjadi CEO Zoom Technologies, Inc. Eric sudah memulai startup konferensi video yang berawal saat duduk dibangku kuliah.

Fitur-fitur dari Zoom yang Perlu Diketahui

Ada banyak sekali fitur yang tersedia pada aplikasi Zoom ini. Berikut ini sudah ada penjelasannya yang bisa kalian ketahui. 

• Video dan Audio HD

Hanya dengan menggunakan zoom, kalian tidak perlu khawatir terhadap kualitas gambar dan suara yang dihasilkan. Hal ini karena zoom sudah didukung dengan kualitas high definition atau HD.

• Alat Kolaborasi Bawaan

Pengguna bisa langsung berbagi layar secara bersamaan. Bahkan, bisa ikut menulis catatan penting dari hasil rapat untuk  pertemuan yang terlihat lebih interaktif menggunakan alat kolaborasi bawaan.

• Fitur Keamanan

Adanya fitur end-to-end encryption  biasanya bisa langsung digunakan untuk seluruh rapat melalui aplikasi Zoom. Hal ini berfungsi untuk membuat keamanan para penggunanya yang tidak perlu dipertanyakan lagi. Keamanan tambahan ini bisa langsung diperoleh dari kata sandi saja.

• Rekaman dan Transkrip

Peserta rapat juga bisa langsung merekam rapat yang dilakukan melalui Zoom. Lalu bisa menyimpan hasil rekaman di perangkat masing-masing atau pada akun cloud yang dimiliki.

• Fitur Penjadwalan

Pada Zoom kalian bisa langsung melakukan penjadwalan terhadap video conference yang dilakukan. Kalian juga bisa langsung memulai video conference atau rapat hanya melalui akun Gmail, Outlook, atau iCal yang dimiliki.

• Obrolan Tim

Berbicara dengan para peserta rapat bisa  dilakukan dengan mudah. Kalian juga bisa lebih mudah menemukan riwayat percakapan, berbagi file yang telah terintegrasi.

Bahkan, seluruh data bisa langsung tersimpan selama 10 tahun. Fitur seperti ini tentunya akan lebih memudahkan para peserta rapat untuk melakukan panggilan antar peserta atau panggilan grup.

Cara Menggunakan Zoom yang Tepat 

Agar bisa menggunakan Zoom, langkah pertama yang harus dilakukan adalah mendaftar di aplikasi Zoom secara gratis. Pendaftaran ini bisa dilakukan melalui ponsel atau website.

• Daftar Zoom Melalui Website

Wajib mengunjungi situs zoom.us lalu tinggal klik sign up dan masukkan tanggal, bulan serta tahun lahir. Kemudian, daftarkan email kalian yang aktif pada kolom email, lalu cek email notifikasi dari pihak Zoom tersebut.

Berikutnya, langsung klik “activate account”. Nantinya kalian akan diarahkan ke browser untuk bisa membuat password atau kata sandi baru.

Jika sudah selesai, akun Zoom kalian bisa digunakan dengan memilih sign in. Lalu masukkan kembali alamat email dan kata sandi yang sudah didaftarkan.

• Daftar Zoom Melalui Ponsel

Hampir sampai dengan cara melalui website, ada beberapa langkah mendaftar Zoom melalui ponsel. Berikut ini sudah ada penjelasan yang bisa kalian ketahui.

1. Pertama, install terlebih dahulu Aplikasi zoom di google play store. Jika aplikasi sudah terpasang, maka buka aplikasi dan klik sign up.
2. Berikutnya, masukkan kembali alamat email, nama depan serta nama belakang yang ingin kalian tampilkan pada pengguna lainnya. Lalu lanjut centang persetujuan terms of service jika nantinya muncul. Berikutnya, klik sign up terlebih dahulu.
3. Selanjutnya, buka email notifikasi yang dikirim oleh pihak Zoom ke email kalian. Kemudian, lanjut klik “activate account” pada email  tersebut.
4. Tahap berikutnya, kalian akan diminta untuk membuat kata sandi atau password untuk akun sendiri. Jika sudah selesai maka Akun Zoom akan langsung aktif. 

Akun Zoom kalian akan dapat digunakan dengan cara memilih sign in. Berikutnya, bisa langsung memasukkan alamat email dan kata sandi yang telah didaftarkan.

Kendala seperti ini akan kalian jumpai, jika menggunakan aplikasi Zoom dengan menggunakan ponsel. Apabila kalian menggunakan zoom melalui laptop, sebaiknya jangan menggunakan website.

Hal ini sangat dibutuhkan, karena aplikasi tersebut sudah terinstall di laptop kalian. Kalian bisa langsung mengubah tampilan belakang layar atau background melalui aplikasi. 

Sebenarnya, juga berguna bila kalian sedang berada pada situasi yang tidak memungkinkan untuk memulai rapat. Background yang nantinya disediakan oleh Zoom terdiri dari 3 background default.

Jadi kalian bisa menggunakan background sesuai keinginan. Kalian akan menikmati batas ukuran maksimal 5 Mb dan rasio sekitar 16:19

Cara Melakukan Video Call Zoom 

Ada beberapa tutorial untuk menggunakan aplikasi Zoom sebagai agenda rapat secara online. Berikut ini sudah ada beberapa langkah yang bisa kalian ikuti dengan mudah.

1. Apabila kalian sudah berhasil melakukan instalasi pada aplikasi Zoom dan dipasang di laptop, PC atau ponsel. Maka harus dilanjutkan dengan login ke akun Zoom.
2. Setelah kalian melakukan proses log in, nantinya akan menemukan tiga pilihan, yakni schedule, join serta host rapat di Zoom. Dimana tiga pilihan ini sudah ada pada bagian paling atas layar.
3. Kemudian, kalian bisa pilih sesuai  dengan kebutuhan. Apabila kalian ingin melakukan rapat pada saat itu juga maka bisa pilih schedule. Namun, jika kalian ingin bergabung dengan rapat maka kik join.
4. Apabila kalian memilih join, maka harus memiliki “meeting ID” atau mencantumkan nama agar langsung tergabung ke dalam rapat. Apabila memilih host berarti harus membuat room meeting terlebih dahulu, karena kalian bertindak sebagai peserta rapat dan selesai.

Cara Menambahkan Host dan Co Host Zoom

Aplikasi Zoom akan memberikan kemudahan bagi seluruh pengguna dengan adanya izin bila sebuah rapat memiliki dua host atau co host. Caranya sebenarnya sangat mudah, kalian bisa mengaktifkan fitur co host pada menu Zoom’s meeting Settings.

Berikutnya, tinggal cari meeting tab dan pilih opsi Co-host option. Kalian hanya harus menunggu co host untuk bergabung bersama peserta. 

Sesudah co host berhasil bergabung kedalam rapat, maka kalian cukup klik titik tiga pada bagian atas kotak video co host tersebut. Lalu lanjut pilih mace co host dan klik yes pada kolom persetujuan.

• Cara Membuat Jadwal Meeting

Apabila kalian ingin mengatur meeting lebih fleksibel, maka bisa menggunakan aplikasi Zoom ini. Langkah berikut ini sudah bisa dilakukan untuk mengatur jadwal meeting.

1. Langkah pertama, buka zoom dan sign in. Lalu klik ikon kalender dan pilih pengaturan meeting.
2. Nantinya akan langsung muncul setelan untuk jadwal meeting, misal seperti topik rapat. Mulai dari tanggal dan pukul berapa video bisa dilihat oleh siapa saja, dan lainnya. Apabila pengaturan rapat sudah sesuai maka klik schedule.

• Cara Mengatur ulang jadwal meeting

Jika pada kondisi tertentu meeting kalian tertunda atau dibatalkan, pasti harus dijadwalkan meeting ulang. Kalian bisa menggunakan aplikasi Zoom ini, berikut caranya.

1. Pertama, buka zoom dan sign in. Kemudian, klik ikon kalender dan pilih meeting.
2. Selanjutnya, aktifkan recurring meeting dengan cara mencentang. Dengan menggunakan aplikasi ini, kalian juga bisa melaksanakan rapat mingguan, bulanan lainnya lebih teratur.

• Cara Mengundang Peserta Selama Meeting Berlangsung

Selain cara di atas ada cara mengundang peserta selama meeting berlangsung. Berikut ini sudah ada beberapa langkah yang dapat dilakukan.

1. Pertama, bisa langsung masuk ke Zoom Desktop Client. Lalu lanjut pilih start atau join meeting Berikutnya, klik terlebih dahulu participant yang ada pada meeting controls untuk menambah peserta
2. Kemudian, bisa klik invite yang ada pada bagian bawah dari panel peserta. Lalu pilih beberapa cara mengundang yang telah disediakan.

Bila kalian menggunakan aplikasi Zoom, dan ingin mengundang orang lain untuk turut serta pada meeting. Ada beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk mengundang peserta rapat pada meeting yang sudah terjadwal atau dadakan.

Syarat utama untuk melakukan undangan tersebut, yaitu menggunakan Zoom Desktop Client. Sebenarnya, masih banyak fitur-fitur menarik yang telah disediakan oleh Zoom ketimbang dengan aplikasi video conference lainnya. 

Baca juga : Cara Mudah Menggunakan Pembaruan Android 13 di Pixel

Bagi kalian yang ingin menggunakan zoom harus mempersiapkan memori pada Handphone maupun Laptop. Aplikasi Zoom cukup memakan memori pada laptop maupun Handphone.